Privacybeleid Welltherm.nl

Wie verantwoordelijk is

HeatXL infrarood verwarming is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die zij via Welltherm.nl verwerkt voor haar dienstverlening. De onderneming is gevestigd aan Spoorstraat 7, 4702 VV Roosendaal, Nederland, en geregistreerd bij de KvK onder nummer 20131468. Het btw-identificatienummer is NL817935526B01. Voor privacyvragen gebruik je info@heatxl.com of 0165 – 714107.

Deze verklaring beschrijft gegevensverwerking rond de Welltherm-website en aanvragen aan HeatXL. Een zelfstandige dealer kan voor zijn eigen klantenadministratie afzonderlijk verantwoordelijk zijn. Wanneer je via een externe link contact met een dealer of andere organisatie opneemt, raadpleeg je ook de privacyinformatie van die partij. Een verwijzing op onze site betekent niet dat wij diens volledige administratie beheren.

Gegevens bij advies en een offerte

Wanneer je contact opneemt, kunnen wij jouw naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en informatie over de aanvraag verwerken. Bij een verwarmingsproject kunnen ook postcode, adres, ruimteafmetingen, isolatiegegevens en een plattegrond relevant zijn. Verstrek alleen informatie die nodig is om jouw vraag te beantwoorden. Verwijder onnodige persoonlijke gegevens van een bijlage voordat je deze deelt.

Bij een dealer- of samenwerkingsaanvraag kunnen bedrijfsgegevens, regio, website en de naam van een contactpersoon worden verwerkt. Deze informatie gebruiken wij om de aanvraag te beoordelen en hierover met jou te communiceren. Een vrijblijvend contact is geen automatische inschrijving voor reclame. Voor een later gesloten overeenkomst kunnen aanvullende factuur- en levergegevens noodzakelijk worden; die verwerken wij voor de uitvoering en administratie daarvan.

Doelen en grondslagen

Wij gebruiken aanvraaggegevens om jouw vraag te beantwoorden, productadvies te geven, een offerte op te stellen en hierover contact te houden. Voor stappen die jij voorafgaand aan een overeenkomst vraagt, kan de grondslag voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst zijn. Voor wettelijke administratieverplichtingen geldt de wettelijke verplichting. Voor beveiliging en noodzakelijke bedrijfsvoering kan een gerechtvaardigd belang gelden, waarbij jouw belangen worden meegewogen.

Wanneer een verwerking toestemming vereist, vragen wij die afzonderlijk. Je kunt toestemming later intrekken zonder dat dit de rechtmatigheid van eerdere verwerking aantast. Een aanvraag wordt niet zonder afzonderlijke grondslag voor ongerelateerde marketing gebruikt. Wij verkopen jouw persoonsgegevens niet. De gegevens worden gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn ontvangen en niet onbeperkt bewaard voor eventuele toekomstige toepassingen.

Formulieren en aanvragen

Deze website gebruikt formulieren voor advies- en offerteaanvragen. HeatXL ontvangt de ingevulde gegevens om je aanvraag te behandelen. De hosting kan technische gegevens en beveiligingslogs verwerken.

We gebruiken aanvraaggegevens voor advies en contact over jouw project. De productcatalogus verwerkt geen bestellingen, betalingen of klantaccounts. Wanneer we de dienstverlening uitbreiden, actualiseren we deze privacy-informatie.

Technische informatie en cookies

Hosting en websitebeveiliging kunnen technische gegevens verwerken, zoals IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, browserinformatie en foutmeldingen. Die informatie helpt om de site bereikbaar te houden, misbruik te beperken en problemen op te lossen. Noodzakelijke cookies kunnen worden gebruikt voor sessies en beveiliging. Meer uitleg staat in het cookiebeleid.

Google Analytics en advertentiediensten zijn niet actief op deze website. De homepage laadt kaarttegels van OpenStreetMap; op de dealerpagina laad je de kaart zelf. Bij het starten van een video maakt je browser verbinding met YouTube. Deze diensten ontvangen technische verzoekgegevens. Lees hierover meer in ons cookiebeleid.

Delen met dienstverleners en dealers

Voor uitvoering van een aanvraag of overeenkomst kunnen passende dienstverleners nodig zijn, bijvoorbeeld hosting, e-mail, IT-ondersteuning en administratieve systemen. Wij delen niet meer informatie dan nodig is. Wanneer een partij namens HeatXL verwerkt en de wet dit verlangt, maken wij afspraken in een verwerkersovereenkomst. Een dienstverlener krijgt niet automatisch toestemming voor eigen marketing met jouw gegevens.

Wanneer jouw aanvraag met een dealer moet worden besproken, maken wij duidelijk welke partij betrokken is en waarom overdracht nodig is. Wij gebruiken daarvoor een passende grondslag en informeren jou over de route. Een dealer die daarna zelf jouw verkoper wordt, verwerkt de gegevens onder zijn eigen verantwoordelijkheid voor die overeenkomst. Betaal- of bezorgdiensten worden alleen relevant wanneer een daadwerkelijke bestelling en die dienstverlening bestaan.

Doorgifte buiten de EER

Bij gebruik van een dienstverlener buiten de Europese Economische Ruimte moet een geldige doorgiftegrondslag bestaan en moet de vereiste bescherming worden geregeld. Dat kan bijvoorbeeld een toepasselijk adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen zijn. Wij vermelden een concrete aanbieder wanneer die verwerking daadwerkelijk onderdeel wordt van de Welltherm-dienstverlening. Je kunt contact opnemen voor informatie over de toepasselijke waarborgen.

Bewaartermijnen

Facturen en administratie worden in beginsel zeven jaar bewaard wanneer de fiscale bewaarplicht geldt. Gegevens van offertes en gewone contactaanvragen worden maximaal twee jaar bewaard, tenzij een overeenkomst, geschil of wettelijke verplichting een andere gerechtvaardigde bewaartermijn meebrengt. Bij voortgezet projectcontact beoordelen wij welke gegevens nog noodzakelijk zijn. De termijn mag niet als reden worden gebruikt om iedere aanvraag onbeperkt te bewaren.

Klantgegevens blijven bewaard zolang uitvoering, service of een toepasselijke verplichting dit vraagt. Voor technische logs en eventuele cookies gelden termijnen die bij de feitelijk gebruikte systemen worden vastgesteld. Een toekomstige nieuwsbriefinschrijving loopt tot uitschrijving, voor zover niet een beperkte administratie van toestemming nodig blijft. Gegevens die niet meer nodig zijn, worden verwijderd of waar passend geanonimiseerd.

Beveiliging en besluitvorming

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder een beveiligde verbinding, beperkt toegangsbeheer en onderhoud van de gebruikte software. Niet iedere medewerker of leverancier krijgt toegang tot alle gegevens. Stuur vertrouwelijke informatie alleen wanneer deze voor de aanvraag nodig is. Geen enkele digitale omgeving biedt een absolute garantie dat een incident nooit kan voorkomen.

Wij nemen via deze website geen besluiten met aanzienlijke gevolgen voor personen uitsluitend op basis van volledig geautomatiseerde verwerking. Een vermogensindicatie is geen geautomatiseerd besluit over jouw rechten. De dienstverlening is niet specifiek op kinderen gericht. Wanneer onbedoeld gegevens van minderjarigen worden ontvangen, beoordelen wij hoe deze zorgvuldig kunnen worden verwijderd of beperkt.

Jouw privacyrechten

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdraagbaarheid van jouw gegevens waar de AVG dit recht geeft. Ook kun je onder de toepasselijke voorwaarden bezwaar maken of eerder gegeven toestemming intrekken. Mail info@heatxl.com met een duidelijke omschrijving. Wij vragen alleen proportionele informatie wanneer controle van jouw identiteit noodzakelijk is; stuur niet uit eigen beweging een volledige identiteitskopie.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een complexe aanvraag kan de wettelijke verlenging van toepassing zijn; je wordt daarover tijdig geïnformeerd. Niet iedere verwijderingsvraag kan volledig worden uitgevoerd als een wettelijke bewaarplicht geldt. Wij leggen in dat geval de reden uit. Ben je niet tevreden over gegevensverwerking, neem dan contact op en gebruik zo nodig het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen en vragen

De verklaring wordt bijgewerkt wanneer de dienstverlening of techniek wijzigt. De datum op deze pagina maakt zichtbaar wanneer de tekst is herzien. De toevoeging van een webshop vraagt onder meer actualisatie van betaalgegevens, bezorgdiensten en eventuele accounts. Voor uitleg over jouw concrete aanvraag kun je HeatXL telefonisch of per e-mail bereiken. Vermeld zo nodig het offertenum­mer zodat wij jouw vraag kunnen koppelen aan de juiste correspondentie.

Bijgewerkt op 12 oktober 2026 · Welltherm.nl / HeatXL infrarood verwarming